Wie Sie Ihre Firmenhandys mit einem MDM sicher verwalten können

Spätestens seit dem die Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, sollten sich Unternehmen mit einem Mobile Device Management System (kurz MDM) befassen. Was eine MDM Software ist und wie Sie damit Ihre Firmenhandys sicher verwalten können, stellen wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag dar.

Was ist Mobile Device Management eigentlich?

MDM bedeutet soviel wie: Die zentralisierte Verwaltung mobiler Endgeräte mittels einer Software.

Lassen Sie uns das in einem Beispiel veranschaulichen: Angenommen Herr Meier führt ein mittelständisches Unternehmen mit 60 Mitarbeitern. Eine Abteilung arbeitet seit längerer Zeit an einem vertraulichen Projekt. So weit so gut. Doch dann passiert es. Einer der Mitarbeiter verliert auf dem Weg zur Arbeit im Zug sein Firmenhandy. Das Problem ist, er hat wichtige und vertrauliche Firmendaten bezüglich eines größeren Kundenprojekts darauf gespeichert. Herr Meier ist nervös, denn nun ist nicht nur das Projekt und sein Leumund gegenüber dem Kunden gefährdet, sondern es liegt nach DSGVO Art. 4 Nr. 12 eine Datenpanne vor.

Nach Absprache mit dem technischen Leiter und dem Datenschutzbeauftragten seiner Firma, ist er bereits dabei die notwendigen organisatorischen Maßnahmen einzuleiten, um potentielle Folgeschäden abzuwenden (siehe Art. 33, Art. 34, Art. 35 DSGVO) als drei Tage später das Smartphone glücklicherweise gefunden und bei der örtlichen Polizei abgegeben wird. Aber was kann Herr Meier tun, damit sowas in Zukunft nicht mehr passiert?

Die Lösung lautet: Mobile Device Management

In seinem Unternehmen wird die Deployment Variante COPE (,,Company-Owned, Personally Enabled) angewandt. Das heißt, die Mitarbeiter verfügen über ein Firmenhandy, welches sie sowohl für die Arbeit als auch für die private Nutzung verwenden dürfen. Neben den eigenen Daten haben sie auch noch ihren Unternehmens-E-Mail Account sowie sensible Kundendaten, die PINs und Passwörter des Firmen-PCs hinterlegt. Mit einem MDM würde sich Herr Meier nicht nur im Falle eines Verlustes oder Diebstahls der Mitarbeiter-Devices absichern; auch im Falle eines Hacker-Angriffs zum Beispiel könnten die Daten vor unerlaubtem Zugriff geschützt oder aus der Ferne gelöscht werden.

Ein MDM leistet nicht nur eine DSGVO-konforme Datentrennung von privat und beruflich, sondern auch eine Verschlüsselung mit hohem Standard bei der Datenübertragung, einen Passwort-/PIN-Zwang und vieles mehr um die gängigen Sicherheitsanforderungen von Firmen abzudecken.

Hier die Vorteile im Überblick:

• Trennung von betrieblichen und privaten Daten
• Sichere Nutzung von Apps wie z.B. E-Mails, Kalender,…
• Benutzergruppen mit individuellen Zugriffsrechten
• Datenlöschung aus der Ferne im Falle von Diebstahl oder Verlust
• Selbstständiges Einrichten der Software (sog. Roll-out)
• Mobile Endgeräte lassen sich einheitlich verwalten
• Entlastung der IT-Abteilung
• Mobiles Arbeiten führt zu einer Steigerung der Produktivität bei den Mitarbeitern
• Kompatibel mit iOS & Android
• BYOD, CYOD und COPE können DSGVO-konform angewandt werden

Der Verwaltungsaufwand

Ein weiterer Grund warum sich Herr Meier für ein MDM entscheidet, ist der Verwaltungsaufwand. Ihm ist nämlich bewusst, dass die Beschaffung, das Setup und die Verwaltung von Smartphones und Tablets sehr viel Arbeit beansprucht. Ihm selbst fehlt das notwendige Know-How, die Zeit und auch seine IT ist mit ganz anderen Projekten beschäftigt. Außerdem möchte er seine personellen Kapazitäten zum jetzigen Zeitpunkt nicht erhöhen.

Mit einem MDM-System beschränkt sich der Verwaltungsaufwand der IT-Administratoren auf ein Minimum. Denn mit MDM dauert die Integration eines neuen Devices ins System nur wenige Minuten und kann vom Mitarbeiter ohne IT-Unterstützung selbst durchgeführt werden. Ein Mitarbeiter kann so ganz einfach über einen Link oder das Scannen eines Codes sein Device mit allen von der IT einmal voreingestellten Konfigurationen für eine Nutzergruppe (WLAN-Passwörter, sonstige Zugangsdaten für Logins, E-Mail- Einstellungen, uvm.) versehen. Bedienungsfehler und -probleme, mehrstündiger Zeitaufwand bei der Einrichtung und lückenhafte Zugänge gehören mit einem Mobile Device Management System der Vergangenheit an.

Fazit:

Alle Unternehmen, nicht nur das von Herrn Meier, können von einem professionellen Mobile Device Management profitieren. Es stellt nicht „nur“ die Sicherheit her. Sie haben auch weniger Aufwand und können Ihren Fokus auf andere, wichtige Aufgaben im Unternehmen richten. Sie können zudem mobiles Arbeiten für Ihre Mitarbeiter sicher gestalten. Einen ausführlichen Beitrag zum Thema MDM in Form eines Whitepapers finden Sie hier: www.fonlos.de/whitepaper/. fonlos® unterstützt Sie gerne auf Ihrem Weg in die Digitalisierung.